Osoite: Fredrikinkatu 61, 3. krs., 00100 Helsinki
Potilasasiahenkilö: Sakari Lång, sakari.lang@hotmail.com
Y-tunnus: 2982011-7
Verkkolaskuosoite: OVT-tunnus: 003729820117, Operaattori: OpusCapita Solutions Oy
YLEISET SOPIMUSEHDOT
1. SOVELTAMISALA
Näitä yleisiä ehtoja sovelletaan kaikkiin Terapiatalo Quu Oy:n toiminnan puitteissa tehtyihin sopimuksiin, ellei tapauskohtaisesti kirjallisesti toisin sovita.
2. SOPIMUSOSAPUOLI
Terapiatalo Quun palveluita tuottaa joko Terapiatalo Quun työntekijät tai sen kumppaneina toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat (jäljempänä yhteisesti ”palveluntuottajat”). Ammatinharjoittajat voivat olla yksityisiä yrittäjiä tai yhtiöitä, joiden palveluksessa asiantuntijat toimivat. Ammatinharjoittajat eivät ole työsuhteessa Terapiatalo Quun kanssa. Sopimusehdot ovat yhteneväiset riippumatta siitä, tuottaako palvelut Terapiatalo Quu itse tai sen kumppani.
3. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN
Sopimus syntyy, kun Terapiatalo Quu tai ammatinharjoittaja sopivat ajan asiakkaan kanssa tai kun palvelusta sovitaan kirjallisesti tai kun tarjoukseen saadaan sen voimassaoloaikana hyväksyvä kirjallinen vastaus.
4. SOPIMUSOSAPUOLIEN ITSENÄINEN VASTUU JA VASTUUNRAJAUS
Terapiatalo Quu ja ammatinharjoittajat toimivat erillisinä sopijaosapuolina asiakkaaseen nähden ja kumpikin vastaa itse omista palveluistaan suoraan näille. Terapiatalo Quulla ja ammatinharjoittajilla on potilasvahinkolain edellyttämät erilliset potilasvakuutukset, joiden ehtojen mukaan potilasvahingot korvataan. Muilta osin Terapiatalo Quu ja ammatinharjoittajat vastaavat palveluista enintään palveluista maksettuun hintaan asti. Välillisiä vahinkoja ei korvata.
5. HINNOITTELU
Ammatinharjoittajat ja Terapiatalo Quu hinnoittelevat itsenäisesti palvelunsa.
Terapiatalo Quu laskuttaa palvelut kerran kuukaudessa aina kuun ensimmäisellä viikolla. Laskutuksen yhteydessä laskulle lisätään toimistomaksu 6 euroa/lasku.
Lisäksi jos asiakas saa Kelalta kuntoutuspsykoterapiapäätöksen Terapiatalo Quu tekee automaattisesti Kela-suorakorvauksen asiakkaan puolesta. Tällöin asiakkaalle jää maksettavaksi vain omavastuuosuus. Tällöin laskulle lisätään kuntoutuskorvauksen käsittelymaksu 10 euroa/lasku. Terapiatalo Quu laskea asiakkaalle Kela-korvauksen vasta kun Kela-päätös on saapunut terapeutille ja hän on luonut asiakkaalle Kelan hoitojakson.
Asiakas voi hakea korvauksen myös itse Kelalta suoraan. Näin ollen Terapiatalo Quu veloittaa käynnin täysimääräisenä ja asiakas voi hakea Kelalta korvauksen, kun on maksanut laskun kokonaisuudessaan. Kela maksaa korvauksen asiakkaalle noin kuukauden viiveellä. Jos asiakas haluaa hakea Kela-korvauksia itse, asiakkaan tulee ilmoittaa tästä aina terapeutille ennen terapian alkua.
Terapiatalo Quun laskutus tapahtuu sähköpostitse. Asiakkaan pyynnöstä Terapiatalo Quu voi lähettää paperisen laskun, josta veloitetaan 6 euron postituslisän.
6. MATKAKUSTANNUKSET
Ellei muuta sovita palvelut toteutetaan Terapiatalo Quun tiloissa. Mikäli palvelut sovitaan toteutettavaksi asiakkaan valitsemassa paikassa, lisätään kuluihin Terapiatalo Quun toteutuneet ja tarpeelliset matkakustannukset.
7. PERUUTUKSET
Jos ei kirjallisesti muuta ole sovittu, varattu aika tulee peruuttaa viimeistään edelliseen arkipäivään klo 12 mennessä. Työpäiviä ovat normaaliviikkoina päivät maanantaista perjantaihin. Yleisiä vapaapäiviä ja arkipyhiä ei lueta työpäiviksi. Sopimusehtojen vastaisesti peruutettu aika laskutetaan. Sairastapauksissa voinnin salliessa on ensisijaista muuttaa varattu aika etätapaamiseksi. Hoitajan tai lääkärin todistuksella varattua aika voidaan siirtää.
Hus ostopalvelu: transsensitiivinen lyhytterapia
Husin ostopalveluna ostaman transsensitiivisen lyhytterapian osalta noudatetaan seuraavaa maksusitoumuksen määrittämää sopimusta. Varattu aika voidaan peruuttaa vuorokautta (24 h) ennen. Terapiatalo Quu laskuttaa asiakasta maksusitoumuksen puitteissa toteutumatta jääneistä ja sopimusehtojen vastaisesti peruuttamattomista käynneistä (50 %) käyttämättä jääneestä käynnin hinnasta (+ toimistomaksu 6 euroa) per toteutumaton käynti. Peruuttamaton ja käyttämättä jäänyt käynti vähennetään maksusitoumuksen kattamien käyntien määrästä.
Tays ostopalvelu: transsensitiivinen lyhytterapia
Taysin ostopalveluna ostaman transsensitiivisen lyhytterapian osalta noudatetaan seuraavaa maksusitoumuksen määrittämää sopimusta. Taysin ostopalveluna ostaman transsensitiivisen lyhytterapian osalta noudatetaan seuraavaa maksusitoumuksen määrittämää sopimusta. Varattu aika voidaan peruuttaa vuorokautta (24 h) ennen. Terapiatalo Quu laskuttaa asiakasta maksusitoumuksen puitteissa toteutumatta jääneistä ja sopimusehtojen vastaisesti peruuttamattomista käynneistä 50 euroa (+ toimistomaksu 6 euroa) per toteutumaton käynti. Peruuttamaton ja käyttämättä jäänyt käynti vähennetään maksusitoumuksen kattamien käyntien määrästä.
8. MYÖHÄSTYMISET
Asiakkaan myöhästyessä palveluntuottaja ei ole velvollinen ylittämään sovittua aikaa.
Palveluntuottajat pyrkivät noudattamaan sovittuja aikoja, mutta palvelun luonteesta johtuen tämä ei aina ole mahdollista. Jos palveluntuottaja myöhästyy yli 20 minuuttia, on asiakkaalla oikeus peruuttaa aika.
9. PALVELUJEN MAKSAMINEN
Terapiatalo Quu perii palkkion ja mahdolliset kulukorvaukset sekä omasta että ammatinharjoittajan puolesta keskinäisen sopimuksensa mukaisesti. Palvelut laskutetaan sähköpostitse, ellei kirjallisesti ole toisin sovittu.
Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, Terapiatalo Quu laskuttaa palvelut kalenterikuukausittain jälkikäteen. Maksuaika on 14 vuorokautta laskun päiväyksestä. Kun maksaja on muu taho, sovitaan laskutuksesta tai maksusitoumuksen antamisesta kirjallisesti Terapiatalo Quun ja maksajan välillä.
10. VIIVÄSTYSSEURAAMUKSET
Maksun viivästyessä Terapiatalo Quu on oikeutettu perimään korkolain mukaisen viivästyskoron sekä kohtuulliset muistutus- ja perintäkulut. Asiakas on velvollinen ilmoittamaan mahdollisesta maksukyvyttömyydestään välittömästi asian tultua ilmeiseksi, mutta kuitenkin aina ennen sovittua tapaamista tai muuta sovittua aikaa. Palveluntuottaja on oikeutettu keskeyttämään palvelun tai pidättymään uusien aikojen varaamisesta, jos asiakas laiminlyö maksuvelvollisuutensa tai jos on ilmeistä, että asiakas tulee laiminlyömään maksuvelvollisuutensa.
11. VAITIOLOVELVOLLISUUS, HENKILÖTIEDOT JA POTILASASIAKIRJAT
Asiakastietojen ja asiakirjojen keräämiseen, säilyttämiseen, luovuttamiseen ja tuhoamiseen sovelletaan henkilötietolakia sekä muita velvoittavia lainsäädännön määräyksiä ja viranomaismääräyksiä. Potilastietojen ja asiakirjojen osalta noudatetaan lisäksi potilaslain sekä muun terveydenhuoltoa koskevan lainsäädännön määräyksiä.
Asiakkaan tiedot pidetään salassa, eikä niitä luovuteta ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta taikka milloin luovutus on välttämätön pakottavan lainsäädännön määräyksen johdosta.
12. AINEETTOMAT OIKEUDET
Ellei kirjallisesti nimenomaisesti toisin sovita, Terapiatalo Quun palveluihin ja tuotteisiin kuuluvien tai sisältyvien aineettomien oikeuksien omistusoikeudet ja hyödyntämisoikeudet kuuluvat Terapiatalo Quulle. Asiakkaalle luovutetaan näihin vain rajoitettu käyttöoikeus asiakkaan sisäiseen käyttöön ja kehittämistoimintaan. Käyttöoikeus ei sisällä oikeutta luovuttaa oikeuksia kolmannelle, muunnella käyttöoikeuden kohdetta tai hyödyntää oikeuksia kaupallisesti asiakkaan elinkeinotoiminnassa.
Mikäli sopijapuolet sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi luovuttavat toisilleen tekijänoikeuden tai muun aineettoman oikeuden alaista materiaalia tai tietoa, luovuttava sopimuspuoli vakuuttaa ja vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa materiaali tai tieto ilman, että luovutus loukkaa kolmannen oikeutta.
13. PALVELUJEN LAATU JA REKLAMAATIOT
Terapiatalo Quu ja ammatinharjoittajat noudattavat alan hyvää käytäntöä taatakseen palvelujen korkean laadun. Palvelun lopputulosta ei kuitenkaan palvelujen luonteen vuoksi voi taata. Potilaslain mukaisen terveydenhuoltopalvelun laatu määritellään potilaslain mukaisesti.
Palvelujen laatua koskevat reklamaatiot osoitetaan palveluntuottajalle. Reklamaatiot tulee toimittaa viipymättä, mutta kuitenkin kahden viikon kuluessa siitä, kun asiakas on todennut palvelun virheellisyyden.
Potilasvahinkojen ja terveydenhuoltopalveluja koskevien muistutusten osalta noudatetaan potilaslain määräyksiä. Kaikki potilaslain mukaiset muistutukset voidaan toimittaa myös Terapiatalo Quun potilasasiamiehelle, joka tarvittaessa huolehtii muistutuksen toimittamisesta asianomaiselle ammatinharjoittajalle.
14. YLIVOIMAINEN ESTE
Palveluntuottaja ei ole vastuussa viivästyksestä tai muista seikoista, jotka aiheutuvat palveluntuottajasta riippumattomista syistä. Tällaisena syynä voidaan pitää esimerkiksi lakkoa tai muuta työtaistelutoimenpidettä, tulipaloa, onnettomuutta, sähköjakelun tai tietoliikenteen häiriötä, palveluntuottajan tai tämän työntekijän äkillinen sairastumista, viranomaisen toimenpidettä tai muuta syytä, joka ei ole palveluntuottajan vaikutusmahdollisuuksien piirissä ja jonka vaikutuksia palveluntuottaja ei kohtuudella voi poistaa.
Terapiatalo Quu on psykologi- ja psykoterapiapalveluita tuottava yritys. Nämä palvelut kuuluvat terveydenhuoltoon ja niitä koskevat potilaslait.
Kaikki potilaan hoitoon liittyvät tiedot ja asiakirjat ovat potilaslain (785/1992) nojalla pidettävä salassa ja niiden luovuttaminen ilman potilaan nimenomaista suostumusta voi perustua vain laissa säädettyihin poikkeustilanteisiin. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä on lisäksi terveydenhuollon ammattihenkilöitä koskevan lain (559/1994) mukaan salassapitovelvollisuus tehtävässään saamistaan tiedoista. Potilastietolain lisäksi Terapiatalo Quun henkilöasiakkaiden tietoja koskee myös henkilötietolain säädökset (523/1999).
Terapiatalo Quu pitää kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisina, eikä luovuta tietoja tai asiakirjoja ulkopuolisille ilman asiakkaan suostumusta tai lainsäädännön määräystä. Henkilöä koskevan palvelun maksaja voi olla muu taho kuin henkilö itse, esimerkiksi sairaanhoitopiiri tai vakuutusyhtiö. Palvelun maksajalla ei ole oikeutta saada henkilöä koskevia tietoja yksin tällä perusteella, vaan tietojen saamisen täytyy perustua henkilön suostumukseen tai lainsäädännön määräykseen.
Terapiatalo Quun palveluita tuottavat Terapiatalo Quun työntekijät tai Terapiatalo Quun kanssa yhteistyössä toimivat ammatinharjoittajat. Terapiatalo Quu ja ammatinharjoittajat keräävät toteuttamistaan terveydenhuollon palveluista tiedot ja asiakirjat Terapiatalo Quun potilasrekisteriin. Terapiatalo Quun potilasrekisterin rekisteriseloste kertoo rekisteröitävistä tiedoista ja tietojen käytöstä. Rekisteriselosteeseen voit tutusta alla. Ammatinharjoittajien rekisteriselosteet saa ammatinharjoittajalta.
Terpaiatalo Quun asiakkaiden muut kuin potilastiedot kerätään asiakasrekisteriin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan laskutukseen, asiakassuhteeseen ja palautteisiin liittyvät tiedot. Rekisteriselosteeseen voit tutustua alla.
Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä. Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja tietoturvallisesti ja kehitämme jatkuvasti hyviä tietosuojakäytäntöjä. Terapiatalo Quussa henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on niiden käsittelyyn oikeus ja työtehtävät tätä edellyttävät.
Asiakas- ja potilastietoja tallennetaan sähköisessä muodossa sertifioituun A-luokan potilastietojärjestelmään, jonka Valvira on tietoturva-arvioinut ja hyväksynyt. Käytetyssä potilastietojärjestelmässä palvelun käyttäjä on yhteydessä palvelimelle vahvasti salatun verkkoyhteyden kautta. Järjestelmään kirjaudutaan vahvan tunnistautumisen kautta.
Henkilötietoja sisältäviä papereita, kuten asiakastietolomakkeita, säilytetään Terapiatalo Quun toimistossa lukitussa kaapissa.
Terapiatalo Quun asiakas- tai potilasrekisteristä saa tietoja olemalla yhteydessä joko omaan työntekijään tai Terapiatalo Quun asiakaspalveluun. Tietoja luovutetaan vain siten, että potilaan tai tietojen tarkastajan henkilöllisyys voidaan todeta, tai tiedot voidaan pyynnöstä lähettää potilaan tai tietojen tarkastajan tunnetulla osoitteella. Tietoja ei toimiteta sähköpostilla tietoturvan suojaamiseksi.
Rekistereistä luovutetaan tietoja ulkopuolisille tahoille vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai silloin kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä pakottavan lainsäädännön määräyksen vuoksi. Asiakastietojen keräämisen yhteydessä voidaan pyytää suostumus potilastietojen luovutukseen toiselle terveydenhuollon yksikölle.
Asiakastietojen keräämisen yhteydessä voidaan pyytää myös suostumus kerätä ei-henkilötunnistavassa muodossa olevia tietoja palvelujen kehittämiseksi sekä myöhemmin lähettää kysymyksiä tai pyytää tietoja ei-henkilötunnistavassa muodossa samaa tarkoitusta varten.
Terapiatalo Quu ei luovuta tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Terapiatalo Quu voi pyytää lupaa lähettää asiakkailleen tietoja palveluistaan.
Laatimispäivä 1.3.2019
Päivitetty 2.11.2020
Yrityksen nimi: Terapiatalo Quu Oy (Y-tunnus: 2982011-7)
Osoite: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki
Sähköposti: laura.blomqvist@terapiataloquu.fi
Nimi: Laura Blomqvist
Osoite: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki
Sähköposti: laura.blomqvist@terapiataloquu.fi
Terapiatalo Quu Oy potilasrekisteri
Potilasrekisteriä käytetään seuraaviin tarkoituksiin
· Terapia- tai muun asiakastyöskentelyn suunnittelu, toteutus ja arkistointi
· Tilastointi ja suunnittelu
· Yksityisestä terveydenhuollosta annettujen säädösten ja määräysten noudattaminen
· Potilaan suostumus tai kieltäytyminen tietojen toimittamiseksi muille
terveydenhoitoalan ammattilaisille
Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset
tiedot ja asiakirjat.
Perustiedot: Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, potilaan lähiomainen/alaikäisen
potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
Mahdolliset lähetetiedot ja hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista
potilastiedoista kuten esimerkiksi lausunnoista ja epikriiseistä.
Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille
esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä.
Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta
varten.
Tieto siitä, suostuuko potilas hoitosuhteen yhteydessä kerättyjä ei-henkilötunnistavien
tietojen käyttämiseen Terapiatalo Quun palvelujen kehittämiseksi ja voiko Terapiatalo
Quu olla myöhemmin häneen yhteydessä tällaisten tietojen saamiseksi.
Kertomustiedot potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä
välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä
lomaketiedot). Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot.
Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä tai Kelan tai muiden
kolmansien tahojen päätöksistä.
Suostumukset kysytään asiakkaan täyttämässä asiakastietolomakkeessa palvelun
käynnistyessä.
Asiakasta koskevat tiedot saadaan häneltä itseltään palveluun rekisteröidyttäessä ja
siellä asioidessa. Lisäksi tietoja saadaan terapia- ja muun asiakastyöskentelyn
perusteella.
Kaikki potilastiedot ovat salassapidettäviä ja jokaisella Terapiatalo Quu Oy:n, FNS Oy:n
työntekijällä on salassapitovelvollisuus. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen
tai tehtävän päättymisen jälkeen.
Potilastietoja voidaan lain (785/92) 13 §, muutoksineen) mukaan luovuttaa:
· Potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella
· Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla
· Potilastietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä
ylläpitäville viranomaisille. Tämä tehdään tutkimus-, suunnittelu-, ja tilastointitarkoituksia
varten (556/1989) 3 § ja (589/1986) 23 a § 5
Anonymisoituja tietoja voidaan luovuttaa palvelujen kehittämiseksi mikäli asiakas on
antanut siihen suostumuksensa.
Tietoja käsittelee FNS Oy, joka huolehtii potilasrekisterin teknisestä ylläpidosta.
Tietoja käsittelee Terapiatalo Quu Oy, joka hallinnoi Terapiatalo Quun potilasrekisteriä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista
annetun lain (785/1992) 13 §:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain
(523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan
asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin
osallistuvat henkilöt.
Manuaalinen aineisto
Fyysiset paperitallenteet säilytetään Terapiatalo Quu Oy:n lukitussa arkistokaapissa
osoitteessa: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki.
Asiakastietolomakkeita säilytetään Terapiatalo Quu Oy:n lukitussa arkistokaapissa
osoitteessa: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki.
Arkistokaappiin on pääsy vain niillä Terapiatalo Quu Oy:n työntekijöillä, joiden pitää
tehtäviensä vuoksi tietoja käsitellä.
Automaattisen tietojen käsittelyn avulla käsiteltävät tiedot
Potilastietoja käsitellään Terapiatalo Quu Oy:n hallinnoimassa potilasrekisterissä.
Järjestelmään on pääsy vain niillä Terapiatalo Quu Oy:n työntekijöillä ja
ammatinharjoittajilla, joiden pitää tehtäviensä vuoksi tietoja käsitellä. Kullakin käyttäjällä
on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Lisäksi rekisterissä on eritasoisia
käyttäjäprofiileja, joilla rajataan kyseisen käyttäjän näkemiä tietoja. Pääkäyttäjinä
toimivat ainoastaan Terapiatalo Quun omat määritellyt työntekijät. Muilla käyttäjillä on
alemman tason käyttöoikeudet ja he pääsevät näkemään vain omien asiakkaidensa
tiedot.
Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen. Järjestelmä on suojattu
palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja
varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja oikaista häntä koskevat, rekisteriin tallennetut
tiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä ja se voidaan evätä vain
poikkeustilanteissa (HetiL 27 §). Tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran
vuodessa.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena omakätisesti allekirjoitetulla, varmennetulla
asiakirjalla kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys
varmistetaan ennen tietojen antamista.
Rekisterinpitäjän on viipymättä ja oma-aloitteisesti, tai potilaan vaatimuksesta, oikaista,
täydennettävä tai poistettava virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot
potilasrekisteristä.
Oikaisupyynnöt tulee tehdä kirjallisena omakätisesti allekirjoitetulla, varmennetulla
asiakirjalla kohdassa 2. mainitulle, rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai
henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Potilaan henkilöllisyys varmistetaan ennen
tietojen korjaamista.
Laatimispäivä 1.3.2019
Päivitetty 2.11.2020
Yrityksen nimi: Terapiatalo Quu Oy (Y-tunnus: 2982011-7)
Osoite: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki, 00240 Helsinki
Sähköposti: laura.blomqvist@terapiataloquu.fi
Nimi: Laura Blomqvist
Osoite: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki, 00240 Helsinki
Sähköposti: laura.blomqvist@terapiataloquu.fi
Terapiatalo Quu Oy asiakasrekisteri
Käytämme tallentamiamme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
· Asiakassuhteen luominen, hoitaminen ja kehittäminen
· Palvelujen toteuttaminen ja laskutus
· Markkinointi
· Asiakaspalautteen vastaanotto ja käsittely
· Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
· Reklamaatioiden, muistutusten ja ongelmatilanteiden selvittäminen
· Väärinkäytösten ennaltaehkäisy
· Oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen
· Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille
· Toiminnan sisäinen raportointi, seuranta ja kehittäminen
· Muut vastaavat käyttötarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa suomalaisissa yhtiöissä henkilötietolain
mukaisesti. Terveyttä koskevat, arkaluontoiset henkilötiedot säilytetään
potilasrekisterissä. Henkilötunnuksia käsitellään ainoastaan silloin kun se on tarpeellista
ja tarkoituksenmukaista lainsäädännön puitteissa.
Perustiedot: Asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, yhteystiedot,
laskutusyhteystiedot, alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
Asiakkaan palvelun toteuttamiseksi tärkeä asiakkaan antamat lisätiedot, esim. tieto
liikuntarajoituksesta.
Työnantajan tai vakuutusyhtiön tai muun maksajan tiedot.
Asiakkaan puolesta tapahtuvan Kela:n tai muun organisaation asiakkaalle myöntämän
korvauksen hakemisen edellyttämät tiedot.
Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot.
Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän
palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot.
Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot)
sekä laskutustiedot.
Asiakastietojen käsittelytiedot, esim. tallennuspäivä ja käsittelijä.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen sähköposti-, tekstiviesti- ja muuhun sähköiseen
suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen mahdolliseen tieteelliseen tutkimukseen.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen ei-henkilötunnistavien tietojen keräämiseen ja
kontaktointiin Terapiatalo Quun toiminnan kehittämiseksi.
Lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin
kieltotiedot.
Suostumukset kysytään asiakkaan täyttämässä asiakastietolomakkeessa palvelun
käynnistyessä.
Tiedot kerätään ensi sijassa Asiakkaalta tai toissijaisesti palvelun maksajataholta, kuten
sairaanhoitopiiriltä, Kelalta tai vakuutusyhtiöltä.
Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen palveluista tai muun
vastaavia palveluja tarjoavan toimijan palveluista.
Asiakastietoja ei luovuteta sivulliselle ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta tai
tätä koskevaa pakottavan lainsäädännön määräystä.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ilman Asiakkaan nimenomaista
suostumusta.
Tietoja voidaan kuitenkin käyttää ja luovuttaa esimerkiksi perintätoimistolle erääntyneen
saatavan perintää varten.
Anonymisoituja tietoja voidaan luovuttaa palvelujen kehittämiseksi mikäli asiakas on
antanut siihen suostumuksensa.
Tietoja käsittelee FNS Oy, joka ylläpitää Diarium-ohjelmaa.
Tietoja käsittelee Terapiatalo Quu Oy, joka hallinnoi Terapiatalo Quun asiakasrekisteriä.
Laskutukseen liittyvät tiedot siirretään Terapiatalo Quu Oy:n käyttämään
ProCountor-kirjanpito-ohjelmaan, jota käyttää myös Terapiatalo Quu Oy:n tilitoimisto
Kallio Oy.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Manuaalinen aineisto
Fyysiset paperitallenteet säilytetään Terapiatalo Quu Oy:n lukittavassa arkistokaapissa
osoitteessa: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki, 00240 Helsinki
Asiakastietolomakkeita säilytetään Terapiatalo Quu Oy:n lukittavan toimiston lukitussa
arkistokaapissa osoitteessa: Fredrikinkatu 61, 00100 Helsinki, 00240 Helsinki
Automaattisen tietojen käsittelyn avulla käsiteltävät tiedot
Asiakastietoja käsitellään Terapiatalo Quu Oy:n hallinnoimassa asiakasrekisterissä.
Järjestelmään on pääsy vain niillä Terapiatalo Quu Oy:n työntekijöillä ja
ammatinharjoittajilla, joiden pitää tehtäviensä vuoksi tietoja käsitellä. Kullakin käyttäjällä
on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Lisäksi rekisterissä on eritasoisia
käyttäjäprofiileja, joilla rajataan kyseisen käyttäjän näkemiä tietoja. Pääkäyttäjinä
toimivat ainoastaan Terapiatalo Quun omat määritellyt työntekijät. Muilla käyttäjillä on
alemman tason käyttöoikeudet ja he pääsevät näkemään vain omien asiakkaidensa
tiedot.
Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen. Salassapitovelvollisuus
säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Järjestelmä on suojattu
palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja
varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja oikaista häntä koskevat, rekisteriin tallennetut
tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.
Mahdolliset oikaisupyynnöt voi osoittaa kohdassa 2. mainitulle, rekisteriasioista
vastaavalle henkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja käyttö suoramainonta sekä
tutkimuksissa. Kiellon toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2.
mainittuun, rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.
GENERAL TERMS
1. SCOPE OF APPLICATION
These general terms and conditions apply to all contracts made within the scope of the operations of Terapiatalo Quu Oy, unless otherwise agreed upon in writing on a case-by-case basis.
2 .CONTRACTING PARTY
Terapiatalo Quu’s services are provided either by Terapiatalo Quu employees or independent professionals acting as partners. The independent professionals may be private entrepreneurs or companies employing experts. The service providers are not employees of Terapiatalo Quu. The terms and conditions apply uniformly regardless of whether the services are provided by Terapiatalo Quu itself or its partners.
3. FORMATION OF THE CONTRACT
The contract is formed when Terapiatalo Quu or the independent professional agrees on an appointment with the client, or when the service is agreed upon in writing, or when a written acceptance is received within the validity period of an offer.
4. INDEPENDENT LIABILITY AND LIMITATION OF LIABILITY OF THE CONTRACTING PARTIES
Terapiatalo Quu and the independent professionals act as separate contracting parties in relation to the client, and each is individually responsible for their own services. Terapiatalo Quu and the independent professionals have separate patient insurance policies as required by the Patient Insurance Act, under which patient damages are compensated. In all other respects, Terapiatalo Quu and the independent professionals are liable for the services up to the amount paid for the services. Indirect damages are not compensated.
5. PRICING
The independent professionals and Terapiatalo Quu independently determine the pricing of their services.
Terapiatalo Quu invoices the services once a month, always during the first week of the month. An office fee of 6 euros per invoice is added to the invoice. Additionally, if the client receives a rehabilitation psychotherapy decision from the Social Insurance Institution of Finland (Kela), Terapiatalo Quu automatically handles the reimbursement on behalf of the client. In this case, the client is only responsible for the deductible. A handling fee of 10 euros per invoice is added in case of rehabilitation reimbursement. Terapiatalo Quu calculates the client’s Kela reimbursement only after the Kela decision has arrived with the therapist, and the therapist has created a Kela treatment period for the client.
The client can also independently apply for reimbursement from Kela. Therefore, Terapiatalo Quu charges the full amount for the session, and the client can apply for reimbursement from Kela after paying the invoice in full. Kela reimburses the client with a delay of approximately one month. If the client wishes to apply for Kela reimbursements independently, the client must inform the therapist before the start of therapy.
Terapiatalo Quu invoices are sent via email. Upon the client’s request, Terapiatalo Quu can send a paper invoice, for which a postage fee of 6 euros will be charged.
6. TRAVEL EXPENSES
Unless otherwise agreed, the services are provided at the premises of Terapiatalo Quu. If the services are agreed to be provided at a location chosen by the client, the actual and necessary travel expenses incurred by Terapiatalo Quu will be added to the costs.
7. CANCELLATIONS
Unless otherwise agreed in writing, a booked appointment must be canceled no later than the previous business day by 12 p.m. Business days refer to weekdays from Monday to Friday during normal weeks. General holidays and public holidays are not considered business days. A canceled appointment in violation of the terms and conditions will be invoiced. In cases of illness, if the condition allows, the priority is to convert the scheduled appointment into a remote session. A booked appointment can be rescheduled with a nurse’s or doctor’s certificate.
HUS purchased service: Transsensitive short-term therapy
Regarding the transsensitive short-term therapy purchased as a service from HUS, the following agreement determined by the payment commitment shall be followed. A booked appointment can be canceled up to twenty-four (24) hours in advance. Terapiatalo Quu will invoice the client for missed and uncanceled visits within the framework of the payment commitment, amounting to 50% of the unused session cost (+ office fee of 6 euros) per missed visit in violation of the terms and conditions. The missed and unused visit will be deducted from the number of visits covered by the payment commitment.
TAYS purchased service: Transsensitive short-term therapy
Regarding the transsensitive short-term therapy purchased as a service from TAYS, the following agreement determined by the payment commitment shall be followed. A booked appointment can be canceled up to twenty-four (24) hours in advance. Terapiatalo Quu will invoice the client for missed and uncanceled visits within the framework of the payment commitment, amounting to 50 euros (+ office fee of 6 euros) per missed visit in violation of the terms and conditions. The missed and unused visit will be deducted from the number of visits covered by the payment commitment.
8. DELAYS
In the event of the client’s delay, the service provider is not obligated to exceed the agreed-upon time. The service providers strive to adhere to the agreed-upon schedule, but due to the nature of the service, this is not always possible. If the service provider is delayed by more than 20 minutes, the client has the right to cancel the appointment.
9. PAYMENT FOR SERVICES
Terapiatalo Quu charges the fee and any reimbursable expenses in accordance with their mutual agreement, both on their own behalf and on behalf of the practitioner. Services are invoiced via email unless otherwise agreed in writing.
Unless otherwise agreed in writing, Terapiatalo Quu invoices the services on a monthly basis in arrears. The payment term is 14 days from the date of the invoice. When the payer is another party, the invoicing or issuing of the payment commitment will be agreed upon in writing between Terapiatalo Quu and the payer.
10. DEFAULT CONSEQUENCES
In case of payment delay, Terapiatalo Quu is entitled to charge statutory default interest and reasonable reminder and collection costs. The client is obliged to immediately notify Terapiatalo Quu of any potential insolvency, but always before the scheduled appointment or agreed-upon time. The service provider is entitled to suspend the service or refrain from scheduling new appointments if the client fails to fulfill their payment obligation or if it is evident that the client will fail to fulfill their payment obligation.
11. CONFIDENTIALITY, PERSONAL DATA, AND PATIENT RECORDS
The collection, storage, disclosure, and destruction of client information and documents are subject to the Personal Data Act, as well as other binding provisions of legislation and official regulations. In relation to patient information and documents, the provisions of the Patient Act and other legislation concerning healthcare also apply.
Client information is kept confidential and will not be disclosed without the explicit consent of the client, unless the disclosure is necessary due to mandatory legal provisions.
12. INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS
Unless expressly agreed otherwise in writing, the ownership and exploitation rights of the intellectual property rights belonging to or included in Terapiatalo Quu’s services and products belong to Terapiatalo Quu. The client is granted a limited right of use for internal use and development activities. The right of use does not include the right to transfer rights to third parties, modify the subject of the right of use, or exploit the rights commercially in the client’s business activities.
If the contracting parties provide each other with material or information subject to copyright or other intellectual property rights to fulfill their contractual obligations, the transferring party warrants and is responsible for having the right to transfer the material or information without infringing upon the rights of third parties.
13. SERVICE QUALITY AND COMPLAINTS
Terapiatalo Quu and the practitioners adhere to good professional practice to ensure high-quality services. However, due to the nature of the services, the outcome of the service cannot be guaranteed. The quality of healthcare services is defined in accordance with the Patient Act.
Complaints regarding the quality of services should be addressed to the service provider. Complaints should be submitted promptly, but no later than within two weeks after the client has identified the service’s error.
Regarding patient injuries and complaints concerning healthcare services, the provisions of the Patient Act apply. All complaints in accordance with the Patient Act can also be submitted to the patient ombudsman of Terapiatalo Quu, who, if necessary, will ensure the delivery of the complaint to the respective practitioner.
14. FORCE MAJEURE
The service provider is not responsible for delays or other circumstances caused by reasons beyond their control. Such reasons may include, for example, strikes or other industrial actions, fires, accidents, disruptions in electricity distribution or telecommunications, sudden illness of the service provider or their employee, official measures, or any other reason outside the service provider’s sphere of influence, the effects of which the service provider cannot reasonably eliminate.